Hur man svarar på en introduktion via e-post

Professionella introduktioner via e-post är en del av att vara professionell. Om du vet vad du pratar om och du imponerar på dina kollegor, klienter och kunder varje dag, kommer någon förr eller senare att skriva en rad till dig och be dig dela med dig av dina hemligheter.

När någon kontaktar dig för att be om hjälp är det förstås väldigt ofta en dubbelriktad gata – du kliar mig på ryggen, så kliar jag dig på ryggen. Så att se till att du vet hur du ska svara artigt och professionellt på en introduktion via e-post är inte bara en artighet utan kan mycket lätt bli en helt ny möjlighet.

Läs vidare för att lära dig hur du ska svara på en introduktion via e-post på rätt sätt så att du kan vara helt förberedd för nästa möjlighet som dyker upp.

Hur man svarar på ett introduktionsmejl – Vem skriver?

Om du har läst vår instruktion om hur man skriver ett introduktionsmejl är du redan väl medveten om hur de flesta introduktionsmejl kommer att se ut. När det gäller att svara på ett introduktionsmejl beror dock mycket på vem som skriver till dig och varför. Här är de vanligaste introduktionsmejlen och vad de kan innehålla:

  • Nätverksmejlet – När någon kontaktar dig med ett nätverksmejl är det troligt att de presenterar sig själva och föreslår hur en kontakt kan vara till ömsesidig nytta i framtiden. Ofta kanske du redan känner eller känner till personen som kontaktar dig.
  • E-postmeddelandet om jobbsökning/ansökan – För små företag eller HR-avdelningar i synnerhet kommer inledningen av e-postmeddelandet om jobbsökning att vara omedelbart igenkännbar. Dessa kommer ofta att vara de mest formella typerna av introduktionsmejl, och vanligtvis kommer den sökande att rekommenderas av någon du kan lita på.
  • Försäljningsmejl – Försäljningsmejl kan vara både varma och kalla. Om inte ditt intresse är väckt kan du förmodligen ignorera det senare, men introduktionsmejl som görs genom personliga kontakter kan vara ett användbart sätt att engagera sig i produkter och tjänster som ditt företag behöver.

Hur man svarar på ett introduktionsmejl – saker att komma ihåg

När du lär dig hur man svarar på ett introduktionsmejl, bör du ha dessa punkter i åtanke:

  • Säg tack – Det här borde egentligen vara en självklarhet, men att tacka avsändaren för att han eller hon har kontaktat dig är bara gott uppförande. Även om introduktionen var oönskad vid denna tidpunkt är det alltid bra att behålla en användbar kontakt för senare.
  • Visa intresse – Om du är intresserad av det som introduktionsmejlet erbjuder, oavsett om det handlar om en potentiell anställd, en ny professionell kontakt eller en ny försäljningskontakt, se då till att visa ditt intresse. Ljumma svar tenderar att tas emot på just det sättet.
  • Svara i god tid – Ett snabbt svar hjälper till att stödja det intresse du kan ha för det som erbjuds. Om du låter en kontakt bli kall innebär det att erbjudandet kanske inte längre är aktuellt när du äntligen svarar.
  • Var personlig – Någon har tagit tid av sin dag för att skriva ett introduktionsmeddelande som de tror kommer att vara till nytta för dig. Att skicka ett generiskt e-postsvar kommer sannolikt att tas emot dåligt av alla parter. Gör ditt e-postmeddelande personligt och försök att få kontakt med antingen avsändaren eller den person som presenteras. Det är troligare att du skapar djupare kontakter med en personlig touch som, även om introduktionen inte fungerar, kan vara användbar senare.

Hur man svarar på introduktionsmejl – att skriva sitt mejl

När det gäller att skriva sitt mejl, som de flesta meddelanden, finns det några centrala element som du bör fokusera på:

  • Skriv en ämnesrad – Ämnesraden i ditt e-postmeddelande är alltid viktig. När du svarar på ett introduktionsmejl bör du alltid hänvisa till ämnesraden i det ursprungliga meddelandet. Du kanske vill lägga till lite extra information eller förtydliga en förvirrande ämnesrad, men den ska vara igenkännbar för de ursprungliga avsändarna.
  • Adressera alla – När du funderar på hur du ska svara på introduktionsmejl bör du tänka på dina CC- och BCC-fält. Du bör alltid adressera e-postmeddelandet till den person som har presenterats (CC), men du bör också BCC den person som gjorde presentationen så att den vet att du har svarat.
  • Var direkt och välj rätt ton – Att balansera ett direkt tillvägagångssätt med rätt ton är avgörande när du svarar på ett introduktionsmejl. Första intrycket räknas, så du bör försöka vara formell utan att framstå som kall. Men du vill också gå rakt på sak och ange hur kontakten kan vara till ömsesidig nytta och vad nästa steg i en eventuell process kommer att vara.
  • Proof and Proof Again – När du skickar ett e-postmeddelande av något slag bör du korrekturläsa det du har skrivit – två gånger. Även enkla misstag kan bli kostsamma och äventyra din professionella fasad. Se till att all information som ingår är korrekt och relevant, och dubbelkolla alla bilagor som du skickar.

Så, om du har fått ett introduktionsmejl nyligen och vill lära dig hur du ska svara på detta introduktionsmejl innehåller Spikes guide alla råd du behöver.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.