Hoe te reageren op een e-mail introductie

Professionele e-mail introducties zijn een onderdeel van het professioneel zijn. Als je weet waar je het over hebt en je maakt je collega’s, klanten en klanten elke dag gelukkig, dan zal vroeg of laat iemand je een bericht sturen met de vraag of je je geheimen wilt delen.

Natuurlijk, heel vaak, wanneer iemand contact met je opneemt voor hulp, is het een tweerichtingsverkeer – jij helpt mij, en ik help jou. Dus, ervoor te zorgen dat u weet hoe te reageren op een e-mail introductie beleefd en professioneel is niet alleen een beleefdheid, maar kan heel gemakkelijk een geheel nieuwe kans.

Lees verder om te leren hoe te reageren op een e-mail introductie goed, zodat u volledig voorbereid voor de volgende kans die zich voordoet.

Hoe te reageren op een introductie e-mail – Wie schrijft er?

Als je onze how-to over het schrijven van een introductie-e-mail hebt gelezen, dan weet je al hoe de meeste introductie-e-mails eruit zullen zien. Maar als het gaat om het beantwoorden van een introductie e-mail, zal veel afhangen van wie je schrijft en waarom. Hier zijn de meest voorkomende introductie-e-mails en wat ze kunnen bevatten:

  • De netwerk-e-mail – Wanneer iemand contact met je opneemt met een netwerk-e-mail, stellen ze zich waarschijnlijk voor en suggereren ze hoe een connectie in de toekomst voor beide partijen voordelig kan zijn. Vaak kent u de persoon die contact met u opneemt al of kent u hem al.
  • De sollicitatie-e-mail – Met name voor kleine bedrijven of HR-afdelingen zal de introductie-e-mail voor het zoeken naar een baan direct herkenbaar zijn. Dit zijn vaak de meest formele soorten introductie-e-mails, en meestal wordt de sollicitant aanbevolen door iemand die je kunt vertrouwen.
  • De verkoop-e-mail – Verkoop-e-mails kunnen zowel warm als koud lopen. Tenzij uw interesse is gewekt, kunt u de laatste waarschijnlijk negeren, maar introductie-e-mails die via persoonlijke connecties tot stand zijn gekomen, kunnen een nuttige manier zijn om in contact te komen met producten en diensten die uw bedrijf nodig heeft.

Een introductie-e-mail beantwoorden – Onthoud

Wanneer u leert hoe u een introductie-e-mail moet beantwoorden, houd dan de volgende punten in gedachten:

  • Bedanken – Dit zou eigenlijk vanzelfsprekend moeten zijn, maar het bedanken van de afzender voor zijn contact is gewoon een kwestie van goede manieren. Zelfs als de kennismaking op dit moment ongewenst was, is het altijd goed om een nuttige band voor later te bewaren.
  • Toon interesse – Als u geïnteresseerd bent in wat de inleidende e-mail u aanbiedt, of het nu gaat om een potentieel personeelslid, een nieuw professioneel contact of een nieuwe verkoopconnectie, toon dan zeker die interesse. Lauwe reacties worden vaak op precies dezelfde manier ontvangen.

  • Antwoord op tijd – Een snelle reactie ondersteunt de interesse die u hebt in wat u wordt aangeboden. Als u een lead koud laat worden, betekent dit dat het aanbod misschien niet meer geldig is wanneer u uiteindelijk wel antwoordt.
  • Wees persoonlijk – Iemand heeft de tijd van zijn dag genomen om een inleidende e-mail te schrijven waarvan hij denkt dat deze nuttig voor u zal zijn. Het sturen van een algemene e-mail zal waarschijnlijk door alle partijen slecht worden ontvangen. Personaliseer uw e-mail en probeer contact te maken met ofwel de verzender ofwel de persoon die wordt voorgesteld. Met een persoonlijk tintje is de kans groter dat je een diepere band opbouwt die later nog van pas kan komen, zelfs als de kennismaking niets oplevert.

Hoe te reageren op een introductie-e-mail – Uw e-mail opstellen

Bij het opstellen van uw e-mail zijn er, net als bij de meeste berichten, een paar kernelementen waarop u zich moet concentreren:

  • Schrijf een onderwerpregel – De onderwerpregel van uw e-mail is altijd belangrijk. Als u reageert op een introductie-e-mail, moet u altijd verwijzen naar de onderwerpregel van het oorspronkelijke bericht. Misschien wilt u wat extra informatie toevoegen of een verwarrende onderwerpregel verduidelijken, maar de onderwerpregel moet wel herkenbaar zijn voor de oorspronkelijke afzenders.
  • Iedereen adresseren – Wanneer u nadenkt over hoe u moet reageren op e-mailintroducties, moet u uw CC- en BCC-velden in gedachten houden. U moet de e-mail altijd richten aan de persoon die is voorgesteld (CC), maar u moet ook BCC vermelden aan de persoon die de introductie heeft gedaan, zodat deze weet dat u hebt gereageerd.
  • Wees direct en kies de juiste toon – Bij het beantwoorden van een introductie-e-mail is het van cruciaal belang dat u een evenwicht vindt tussen een directe benadering en de juiste toon. De eerste indruk telt, dus probeer formeel te zijn zonder koud over te komen. U moet echter ook direct ter zake komen en aangeven hoe de samenwerking voor beide partijen voordelig kan zijn en wat de volgende stappen in een eventueel proces zullen zijn.
  • Proeflezen en nog eens proeflezen – Als u een e-mail verstuurt, moet u uw tekst twee keer proeflezen. Zelfs simpele fouten kunnen kostbaar zijn en je professionele façade aantasten. Zorg ervoor dat alle informatie correct en relevant is en controleer alle bijlagen die je verstuurt.

Dus, als u onlangs een introductie-e-mail hebt ontvangen en u wilt leren hoe u op die introductie-e-mail moet reageren, bevat Spike’s gids al het advies dat u nodig hebt.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.