Hogyan válaszoljunk egy bemutatkozó e-mailre

A professzionális e-mailes bemutatkozás része a profizmusnak. Ha tudod, miről beszélsz, és minden nap lenyűgözöd a kollégáidat, ügyfeleidet és vásárlóidat, akkor előbb-utóbb valaki be fog írni neked egy sort, hogy megkérjen, ossza meg veled a titkaidat.

Az persze nagyon gyakran előfordul, hogy amikor valaki megkeresi a segítségedért, az egy kétirányú utca – te megvakarod a hátamat, és én is megvakarom a tiédet. Tehát annak biztosítása, hogy tudja, hogyan kell udvariasan és professzionálisan válaszolni egy e-mailes bemutatkozásra, nemcsak udvariasság, hanem nagyon könnyen egy teljesen új lehetőség is lehet.

Olvasson tovább, hogy megtanulja, hogyan kell helyesen válaszolni egy e-mailes bemutatkozásra, hogy teljesen felkészült legyen a következő kínálkozó lehetőségre.

Hogyan kell válaszolni egy bemutatkozó e-mailre – Ki ír?

Ha olvastad a bemutatkozó e-mail írásáról szóló útmutatót, akkor már tisztában vagy azzal, hogy a legtöbb bemutatkozó e-mail hogyan fog kinézni. Amikor azonban egy bemutatkozó e-mailre való válaszadásról van szó, sok múlik azon, hogy ki és miért ír Önnek. Íme a leggyakoribb bemutatkozó e-mailek, és hogy mit tartalmazhatnak:

  • A kapcsolatépítő e-mail – Amikor valaki egy kapcsolatépítő e-maillel jelentkezik, valószínűleg bemutatkozik, és felveti, hogy a jövőben hogyan lehet kölcsönösen előnyös a kapcsolat. Gyakran előfordul, hogy Ön már ismeri vagy ismeri az Önt megkereső személyt.
  • Az álláskereső/pályázati e-mail – Különösen kisvállalkozások vagy HR-osztályok számára az álláskereső e-mail bemutatkozása azonnal felismerhető. Gyakran ezek lesznek a legformálisabb típusú bemutatkozó e-mailek, és általában a pályázót olyan személy ajánlja, akiben megbízik.
  • Az értékesítési e-mail – Az értékesítési e-mailek egyaránt futhatnak forrón és hidegen. Hacsak nem keltette fel az érdeklődését, akkor az utóbbiakat valószínűleg figyelmen kívül hagyhatja, azonban a személyes kapcsolatokon keresztül küldött bemutatkozó e-mailek hasznos módja lehetnek annak, hogy a vállalatnak szüksége van a termékek és szolgáltatások iránt.

Hogyan válaszoljon egy bemutatkozó e-mailre – Amire érdemes odafigyelni

Amikor megtanulja, hogyan válaszoljon egy bemutatkozó e-mailre, tartsa szem előtt az alábbi pontokat:

  • Köszönje meg – Ez igazából magától értetődőnek kellene lennie, de megköszönni a feladónak, hogy megkereste, egyszerűen jó modorra vall. Még ha a bemutatkozás most nem is volt kívánatos, mindig jó, ha későbbre is megmarad egy hasznos kapcsolat.
  • Mutassa ki érdeklődését – Ha érdekli, amit a bemutatkozó e-mail kínál; legyen az egy potenciális munkatárs, egy új szakmai kapcsolat vagy egy új értékesítési kapcsolat, akkor mindenképpen mutassa ki ezt az érdeklődést. A langyos válaszokat általában pontosan így fogadják.
  • Időben válaszoljon – A gyors válasz segít alátámasztani az érdeklődést az iránt, amit felajánlunk. Ha hagyja kihűlni a leadet, az azt jelenti, hogy az ajánlat talán már nem is lesz az asztalon, amikor végül válaszol.
  • Legyen személyes – Valaki időt szakított arra, hogy megírjon egy bemutatkozó e-mailt, amelyről úgy véli, hogy hasznos lehet az Ön számára. Egy általános e-mail válasz elküldése valószínűleg minden fél számára rossz fogadtatásra talál. Személyesítse meg az e-mailt, és próbáljon kapcsolatot teremteni akár a feladóval, akár a bemutatkozó személlyel. Nagyobb valószínűséggel ápol mélyebb kapcsolatot egy személyes érintéssel, amely még akkor is hasznos lehet a későbbiekben, ha a bemutatkozás nem jön össze.

Hogyan válaszoljon bemutatkozó e-mailre – Az e-mail összeállítása

Az e-mail összeállításánál, mint a legtöbb üzenetnél, van néhány alapvető elem, amelyre érdemes összpontosítania:

  • Tárgysor megírása – Az e-mail tárgysor mindig fontos. Amikor egy bemutatkozó e-mailre válaszol, mindig hivatkoznia kell az eredeti üzenet tárgysorára. Lehet, hogy szeretne néhány plusz információt hozzáadni, vagy tisztázni egy zavaros tárgysort, azonban annak felismerhetőnek kell lennie az eredeti küldő számára.
  • Címezzen meg mindenkit – Amikor azt fontolgatja, hogyan válaszoljon a bemutatkozó e-mailekre, tartsa szem előtt a CC és BCC mezőit. Az e-mailt mindig annak a személynek kell címeznie, akit bemutattak (CC), azonban a BCC mezőben a bemutatkozó személyt is fel kell tüntetnie, hogy tudja, hogy válaszolt.
  • Legyen közvetlen és válassza a megfelelő hangnemet – A közvetlen megközelítés és a megfelelő hangnem egyensúlya kulcsfontosságú, amikor egy bemutatkozó e-mailre válaszol. Az első benyomás számít, ezért próbáljon meg hivatalos lenni anélkül, hogy ridegnek tűnne. Ugyanakkor a lényegre is szeretne rátérni, és elmondani, hogyan lehet kölcsönösen előnyös a kapcsolat, és mik lesznek a következő lépések egy esetleges folyamat során.
  • Ellenőrizze és még egyszer ellenőrizze – Bármikor, amikor bármilyen e-mailt küld, érdemes lektorálni, amit írt – kétszer is. Még az egyszerű hibák is sokba kerülhetnek, és veszélyeztethetik a szakmai homlokzatodat. Győződjön meg arról, hogy minden információ helyes és releváns, és ellenőrizze kétszer is a küldött mellékleteket.

Ha tehát mostanában kapott egy bemutatkozó e-mailt, és szeretné megtanulni, hogyan válaszoljon erre a bemutatkozó e-mailre, Spike útmutatója tartalmazza az összes szükséges tanácsot.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.