Sådan svarer du på en introduktion pr. e-mail

Professionelle introduktioner pr. e-mail er en del af det at være professionel. Hvis du ved, hvad du taler om, og du imponerer dine kolleger, klienter og kunder hver dag, så vil nogen før eller senere skrive en besked til dig og bede dig om at dele dine hemmeligheder.

Naturligvis er det meget ofte sådan, at når nogen henvender sig til dig for at få hjælp, er det en tovejs-vej – du klør mig på ryggen, og jeg klør dig på ryggen. Så hvis du sikrer dig, at du ved, hvordan du skal svare høfligt og professionelt på en introduktionsmail, er det ikke kun en høflighed, men kan meget let blive en helt ny mulighed.

Læs videre for at lære, hvordan du svarer korrekt på en introduktionsmail, så du kan være helt forberedt på den næste mulighed, der byder sig.

Sådan svarer du på en introduktionsmail – Hvem skriver?

Hvis du har læst vores vejledning i at skrive en introduktionsmail, så er du allerede godt klar over, hvordan de fleste introduktionsmails vil se ud. Men når du skal svare på en introduktionsmail, afhænger meget af, hvem der skriver til dig og hvorfor. Her er de mest almindelige introduktionsmails, og hvad de kan indeholde:

  • Netværksmailen – Når nogen henvender sig med en netværksmail, vil de sandsynligvis præsentere sig selv og foreslå, hvordan en forbindelse kan være til gavn for begge parter i fremtiden. Ofte kender du måske allerede personen, der kontakter dig, eller kender den allerede eller har kendskab til den person, der kontakter dig.
  • E-mailen om jobsøgning/ansøgning – Især for små virksomheder eller HR-afdelinger vil introduktionsmailen om jobsøgning være umiddelbart genkendelig. Disse vil ofte være de mest formelle typer af introduktionsmails, og som regel vil ansøgeren være anbefalet af en person, som du kan stole på.
  • Salgsmailen – Salgsmails kan køre både varmt og koldt. Medmindre din interesse er vakt, kan du sandsynligvis ignorere sidstnævnte, men introduktionsmails, der er lavet gennem personlige forbindelser, kan være en nyttig måde at engagere sig i produkter og tjenester, som din virksomhed har brug for.

Sådan svarer du på en introduktionsmail – ting du skal huske

Når du lærer at svare på en introduktionsmail, skal du huske disse punkter:

  • Sig tak – Det burde egentlig være en selvfølge, men det er bare god opførsel at takke afsenderen for at have henvendt sig. Selv hvis introduktionen var uønsket på dette tidspunkt, er det altid godt at bevare en nyttig forbindelse til senere.
  • Vis interesse – Hvis du er interesseret i det, som introduktionsmailen tilbyder; det være sig en potentiel medarbejder, en ny professionel kontakt eller en ny salgsforbindelse, så sørg for at vise denne interesse. Lunkne svar har en tendens til at blive modtaget på præcis den måde.
  • Svar i god tid – Et hurtigt svar vil være med til at understøtte den interesse, du måtte have for det, der tilbydes. Hvis du lader en kunde blive koldt, betyder det, at tilbuddet måske ikke længere er på bordet, når du endelig svarer.
  • Vær personlig – Nogen har taget tid ud af deres dag til at skrive en indledende e-mail, som de tror, vil være nyttig for dig. At sende et generisk e-mail-svar vil sandsynligvis blive dårligt modtaget af alle parter. Personliggør din e-mail og prøv at skabe kontakt med enten afsenderen eller den person, der bliver præsenteret. Du har større sandsynlighed for at skabe dybere forbindelser med et personligt præg, som, selv om introduktionen ikke fungerer, kan være nyttig senere hen.

Sådan svarer du på introduktionsmail – Udarbejdelse af din e-mail

Når du skal udarbejde din e-mail, er der ligesom de fleste meddelelser nogle få kerneelementer, som du bør fokusere på:

  • Skriv en emnelinje – Emnelinjen i din e-mail er altid vigtig. Når du skal svare på en introduktionsmail, bør du altid henvise til emnelinjen i den oprindelige besked. Du kan tilføje nogle ekstra oplysninger eller tydeliggøre en forvirrende emnelinje, men den skal dog være genkendelig for de oprindelige afsendere.
  • Adressér alle – Når du overvejer, hvordan du skal svare på introduktionsmails, bør du huske på dine CC- og BCC-felter. Du bør altid adressere e-mailen til den person, der er blevet introduceret (CC), men du bør også BCC den person, der har lavet introduktionen, så vedkommende ved, at du har svaret.
  • Vær direkte og vælg den rigtige tone – Det er afgørende at balancere en direkte tilgang med den rigtige tone, når du svarer på en introduktionsmail. Det første indtryk tæller, så du bør forsøge at være formel uden at komme til at virke kold. Du skal dog også komme direkte til sagen og fortælle, hvordan forbindelsen kan være til gensidig fordel, og hvad de næste skridt i en eventuel proces vil være.
  • Korrektur og korrektur igen – Når du sender en e-mail af enhver art, bør du korrekturlæse det, du har skrevet – to gange. Selv simple fejl kan være dyre og kompromittere din professionelle facade. Sørg for, at alle oplysninger er korrekte og relevante, og dobbelttjek eventuelle vedhæftede filer, som du sender.

Så, hvis du har modtaget en introduktionsmail for nylig, og du ønsker at lære, hvordan du skal svare på denne introduktionsmail, indeholder Spikes guide alle de råd, du har brug for.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.